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如何改善内部审核训练

放大字体缩小字体发布日期:2011-08-02 来源: 九千
核心提示:您会遭遇哪些问题,又该如何因应? 内 部审核是现代管理系统标准的要求之一。系统ISO9001与ISO/TS 16949 在8.2.2节中要求:「企业组织应定期做好内部审核..」。

如何改善内部审核训练


您会遭遇哪些问题,又该如何因应?
内 部审核是现代管理系统标准的要求之一。系统ISO9001ISO/TS 169498.2.2节中要求:「企业组织应定期做好内部审核..」。ISO/TS 16949进一步于8.2.2.5内部审核资格中提到:「企业应编制合格审核人员可确认标准中所要求的规定。」同样地,环境管理系统标准ISO 140004.5.1节中要求应做内部审核;信息安全管理标准BS 7799ISO 17799〕则要求信息安全管理系统中,至少一年做一次审核,类似条文不胜枚举。
现况
一般企业很少安排员工参加外部训练课程,就算有,也只安排一两位。其中原因很多,可概括如下:
?成本
?员工可投注工作时间变少
?公司内老鸟〔例如品管部门经理或主任〕的保护政策
训练雷竞技百科
如果员工被送去上「内部审核」课程,受训时间通常只有一到三天,大部分时间在阅读标准。企业主管总认定世界级训练课程或大师,不是太贵,就是请不到。一般课程都重在阅读与讲解规范,而不是讲解审核技巧。很多内稽课程与ISO 9001-1994课程类似。
所有授课者应自问,是否真的改变审核人员多少? 若只是阅读标准然后花钱在标准上,成效值得质疑。
选择内部审核人员
选 择内部审核人员并无法永远确保语言不是一个障碍。许多美国公司雇用的员工来自不同文化背景,说不同的语言,聚集在一起工作。不过起用的内部审核人员,未必 说或了解企业内部的官方语言。选择方式的一个重大错误是从制造部门挑选,或更糟的,就只从品管部门选出。(:所选择的审核人员应具有部门或过程代表性)目前最大的问题是,似乎许多企业在选择内部审核人员时,是根据一个问题:「现在谁最有空?」(:公司应尽量培养较多的合格内部审核人员, 每名只需审核少量的过程而非全部的过程)

然而,ISO 9001:2000要求企业应鉴别系统所需的流程及组织内的实务应用(1.2小节)。企业应诚实自问是否内稽人员在教育背景、技巧及经验上是否适任。
注意「培训训练者」观念
认 为「培训训练者」就是送一个人去上相关主题课程,是现代管理主要的错误观念之一。为确保有足够的内部审核人员,许多企业找受过外部训练的审核人员来当讲 师。在同一企业中,这种方法历经数代仍不断被采用。我们都知道传声筒游戏。这个游戏是第一个人把听到并理解的句子传达给第二个人,第二个人再传给第三个 人,传到最后一人时,最有趣的是比较最后一人所听到的,与第一个人所听到句子有何差别。当它是游戏时,很有趣;但当一个企业期望而且必须在越趋竞争激烈的 国际市场上求生时,实行这种方法,则显得有风险。
采用内部审核人员当讲师训练下一代的另一个缺点是,讲师们不一定曾受过很好的训练来讲解艰涩的题材。我们都误以为所有的经理、主管与副总也会是天生的老师。在许多国家,幼童与成人教师须受多年学院训练以学习如何教导,但绝大多数管理阶层从未想过教学的艺术。
认真看待有效履行雷竞技百科 管理系统的企业,必须确保他们的内部审核员都受过适当的训练。追求或维护一个经认证的系统必须获得管理者的充分承诺。
管 理阶层必须全然无条件地成为每个管理系统的后盾。他们是向股东说明支出的团队,也是同一个团队持续确保投资报酬率能达到标准。那么为什么许多企业都将管理系 统作业与维护的所需成本看成是负担与支出,而不认为是对未来与企业竞争力的一项投资?如果做的好,这将是能令股东开心,深具获利潜力的投资。
所以我们能采取什么行动?针对上述有关内部审核人员训练,与企业员工持续性训练等问题的可能解决方案,又是什么?
解决方案一:
来自管理阶层的充分授权是必要的,不是口头说说,而是行动与给予后援。坦白说,就是给予一切资源:人力、设备、钱与时间。管理阶层必须回答一个非常简单的问题:为什么许多企业轻易就能购入价值二十万元的设备,但要花两千元送员工去训练的支出就比较难?
解决方案二:
内部审核人员绝不能只限于低阶或者就从品管部门选出。应跨部门选取审核人员,最好能从较高阶层部门遴选。想象一位副总去审核运输部门、人力资源部门或其它部门所造成的冲击与传递给相关人员的讯息。
解决方案三:
选择训练方法不管是找内部、外部或受训过的人员、延聘的顾问或讲师,都不是件简单的事。企业应了解,最适合的方案,未必是最便宜的方案。
解决方案四:
仍希望在企业体内训练内部审核人员者须了解,「培训训练者」不代表只是将训练者送到外面学习应学的课程。内部讲师也必须特别经过相关训练并准备如何做成人教育。
解决方案五:
不断训练的必要的。训练应全年持续不断进行。
解决方案六:
外部课程的成本结构不应只是送几位内部审核人员去上课, 而未计算企业其它未上课同事的成本(:转训的成本也应考虑进来)
解决方案七:
内部审核人员训练课程架构需改变,其架构可分成三到四个步骤。

1. ISO 9001ISO/TS 16949介绍:与现行三日课程很类似,涵盖基本概念。确保所有学员在进入下一阶段课程时,都能具有同样的水平。

2.鉴定困难情况,报告撰写,撰写不符合报告的技巧。

3.审核心理学如何面对压力、不合作对象,文化差异及处理未知情况技巧。

4.掌握审核代表为了能够有所帮助,须不断向前行。
解决方案八:
提供训练课程时,需应用较好的科技。讲师与训练者应了解,使用高科技设备可能较贵,但同时能开启学习大门,并增进学习效果。
解决方案九:
我们需要世界级演讲者与讲座。许多讲师不错,但真正杰出的很少。
解决方案十:
内部审核课程应提供多语教学,这能确保各部门员工,皆有机会受训成内部审核员,并真正了解所学概念。
解决方案十一:
内 部审核员需了解,他们不只是管理团队的耳目,同时代表客户。毕竟,ISO/TS提到客户157次〔其中TS特殊要求就谈了79次〕。不过,许多企业将ISO/TS的 要求(8.2.2.5内部审核员资格),解读为把他们的内部审核员送去参加上述课程就够了。但是,当客户需求与管理需求成为新标准重要的一部分时,内部审核员 如何获得有效训练?内部审核员的训练课程需要模块化,以符合企业与客户的特定需求。
训练内容应包含以下部分:
?经营计划
?规范要求
?组织技巧
?审核技巧
?提问技巧
?面谈技巧
?采购
?人力资源
?风险分析
?项目管理
?基本信息安全系统
希望这篇文章能帮助读者重新审视自己企业所处情况,并重新改善内部审核计划

编辑:foodqa

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