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物料规格一般是由企业的产品开发和品质管理部制定。采购人员虽无权制定或修改物料规格，但是有权要求规格部门对物料规格进行详细、准确的描述，以便供应商理解规格的全部内容，了解企业对物料品质要求的尺度。
一、物料规格的表现方式
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工程图纸
对于非通用零部件，企业常用工程图纸对其进行描述。供应商将根据工程图纸进行生产或组装，来料检验部门则按工程图纸测量尺寸和进行其他方面的检验。
* 样品
样品一般用于那些难以用文字、图片表示的物料或物料的某些特性。比如，塑胶件的外观标准就常常需要用样品来配合工程图纸加以规定。
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技术文件
技术文件常用于那些难以用图纸来表态或难以呈送样品（或样品不好保存）的物料。
二、物料规格的设计要点
物料规格的制定作业，虽是工程或技术人员的责任，但为了所制定的规格符合采购要求，采购人员对规格的制定应加以留意，并提供适当的建议。物料规格设计的要点如下：
* 一般性物料应尽量采用国际性及通用性的规格。
* 规格设计要力求新颖，并以适应新发明原料及制造方法为原则。
* 设计物料规格需要有合理的公差，以方便掌握制作品质，容易控制时效。
* 主要规格应力求清晰、明确，次要规格应具有弹性，避免苛求。
三、物料规格的选用
物料规格决定是否适当，是物料品质控制的关键。现介绍使用规格的选用顺序如下：
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国内规格选用顺序
1、国家标准。凡有国家标准可用者，原则上不应使用其他规格采购。
2、各行业或协会制定的标准。如无国家标准可用时，可以考虑使用国内各行业或学会、协会、委员会所制定的标准。
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国外规格选用顺序
1、国际通用规范。凡是有国际通用规范可以采用者，不得使用其他规格采购。
2、其他国家规格中用通用性者。
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补助规格的使用及限制
1、供应商设计规格。如企业本身无能力制定规格时，可考虑国内具有工业水准及检验能力的供应商代为设计规格，但供应商设计的规格最好先经过专业人员审计后才能使用。
2、蓝图、照片、说明书。这些仅能作为规格的辅助资料，不能单独用以作为采购的唯一依据。
