除发现存在真实性问题的品种外,核查时还发现记录不规范,不符合原始记录基本要求的情况,存在准确性和完整性的问题。
1、造成原始记录不规范的主要原因包括以下几方面
(1)事后誊写将物料量、测定数据、试验结果等随意记在一张纸上,或找一个临时的本子记录,试验完成后再誊写或整理实验记录。不仅有可能在誊写过程中出现笔误,增大了发生错误的几率,造成结果不准确,出现申报资料与原始记录不一致的情况;甚至还有可能参照实验结果,向着自己主观判断的结果靠,给修改数据和现象“制造”了机会,造成偏差。
(2)先试验后记录液相、气相等试验,对样品进行处理、进样等,打出图谱,几天后,按照图谱的信息写试验记录,试验记录日期晚于图谱日期。这样有可能造成称样量、溶液体积、配制过程等数据的错误,影响最终结果。
(3)以试验方案代替实验记录试验前将试验方案抄写在记录本上,试验过程中仅将称量、测定数据填写在相应的位置,未及时记录真实的试验过程。这样有可能使试验过程中的一些非预期情况漏记,造成错误,影响数据和结果的准确性。
(4)采用模板化原始记录由于药品研制不同于药品生产和日常检验工作,存在许多不可预知的情况,不同品种的试验方法、试验过程、现象及结果往往是不同的,模板往往不能将所有的研究情况统统包括在内,在使用模板化原始记录时,对于模板不适用的非预期情况,不能如实记录,造成结果不准确。
2、原始记录不规范情况解析
《药品研究实验记录暂行规定》中规定原始记录的内容包括实验名称、实验目的、实验设计或方案、实验时间、实验材料、实验方法、实验过程、观察指标、实验结果和结果分析等内容,现将各部分内容发现不规范的常见情况及原因解析如下,并对如何满足其规定要求,提供一些意见和建议。
(1)实验名称课题名称和实验名称,需保密的可用代号。常见问题:一些创新药,往往采用代码,但研究过程中代码随意变更,不同研究组、委托研究等使用的代码不一致。对于研究课题较多的研究单位,使用代号的应该有代号的管理制度及相应的文字记录,既能起到保密作用,也可以避免出现差错且可溯源。
(2)实验设计或方案是实验研究的实施依据。在试验开始之前,应有一份详细的实验设计或方案,并由设计者和(或)审批者签名。应该包括文献调研分析及参考文献、前期试验总结、拟解决的问题、初步的实验方法和步骤等。
(3)实验时间每次实验须按年月日顺序记录实验日期和时间。常见问题:没有记录实验日期;试验记录是活页纸,没有按照时间顺序成册(包括仪器使用记录),造成时序的混乱。由于研制记录涉及的内容多,时间跨度长,如果没有按照时间顺序记录试验并明确的标注时间,往往会影响试验的有序开展,容易造成混乱和差错;此外,如果研究时序没有清楚的脉络,往往对现场核查造成困扰,有可能做出“存在真实性问题”的判断。
(4)实验材料在首次使用或试验材料有变化时,应在相应的试验记录中加以说明;要保留实验材料的来源证明性材料:如发票、合格证、出入库记录、购货合同等;如为赠送的,要有赠送证明;自行试制或饲养的,要有试制记录、饲养记录、内部领取凭证(或交接记录)等。常见问题:试验材料信息记录不完整,试验不能重现,准确性无法判断;物料来源资料不完整,使用数量大于购买数量等。