1. 范围

本标准确定了档案工作的基本术语及其定义。

本标准适用于档案工作、文书工作及有关领域。

2. 一般概念

2.1 档案archives

国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2.2 档案价值archivalvalue

档案(2.1)对国家机构、社会组织或个人的有用性。

2.3 档案工作archives work

管理档案(2.1)和档案(2.1)事业的活动

2.4 档案管理archives management

档案(2.1)的收集(3.1)、整理(5.1)、保管(8.1)、鉴定(4.1)、统计(9.1)和提供利用(7.1)的活动。

2.5 档案学archial science

研究档案(2.1)的形成规律、性质、特点以及档案工作(2.3)方法与发展规律的科学。

2.6 公共档案public archives

国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案(2.1)。

2.7 私人档案private archives

私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案(2.1)。

2.8 文书档案administrative archives

反映党务、行政管理等活动的档案(2.1)。

2.9 科学技术档案scientific and technical archives

反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案(2.1)。

2.10 专业档案specialized archives

反映专门领域活动的档案(2.1)。

2.11 音像档案audio-visual archives

记录声音或影象的档案(2.1)，包括照片、影片、录音带、录象带等。

2.12 文件record;document

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

2.13 电子文件electronic record

以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体(8.8)，依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上

传输的文件(2.12)。

2.14 原件original document

最初产生的区别于复制件(2.15)的原始文件(2.12)。

2.15 复制件copy; duplicated document

与原件(2.14)内容相同的复制品。

2.16 文稿draft; manuscript

文件(2.12)起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。

2.17 文本text; version

同一文件(2.12)由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本(2.18)、副本(2.19)、试行本、修订

本、各种文字文本(2.17)等。

2.18 正文official text

有规范格式和生效标志的正式文本(2.17)。

2.19 副本copy; duplicate

再现正本(2.18)内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。

2.20 手稿manuscripts

由作者用手写或打字等方式制作的原稿。

2.21 文种record type

按性质和用途确定的文件(2.12)种类的名称。

2.22 档案行政管理部门archival administrative department

具有政府行政管理职能的档案(2.1)事业管理机构。

2.23 档案室record office

国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案(2.1)的专门机构。

2.24 档案馆archives

集中管理特定范围档案(2.1)的专门机构。

2.24.1 综合档案馆comprehensive archives

按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案(2.1)的具有文化事业机构性质的档案

馆(2.24)。

2.24.2 专业档案馆specialized archives

管理特定范围专门档案(2.10)的档案馆(2.24)。

2.24.3 部门档案馆departmental archives

专门主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。

2.24.4 企业档案馆business archives

企业设置的管理本企业档案的档案馆。

2.24.5 事业单位档案馆institutional archives

事业单位设置的管理本单位档案(2.1)的档案馆(2.24)。

2.25 档案资料目录中心archival descriptive information centre

集中管理若干档案馆(2.24)、档案室(2.23)特定范围档案(2.1)资料目录并提供检索服务的专门机构。

2.26 文件中心records centre

介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过度性文件管理机构。

3 档案收藏

3.1 收集acquisition; collection

档案馆(2.24)、档案室(2.23)接收(3.1.3)及征集(3.1.4)档案(2.1)和其他有关文献的活动。

3.1.1 归档filing

办理完毕且具有保存价值的文件(2.12)经系统整理(5.1)交档案室(2.23)或档案馆(2.24)保存的过程。

3.1.2 移交transfer

档案室(2.23)或档案馆(2.24)等按照国家规定把档案(2.1)交给接受方档案馆(2.24)保存的过程。

3.1.3 接收accession

档案馆(2.24)、档案室(2.23)按照国家规定收存档案(2.1)的过程。

3.1.4 征集acquisition

档案馆(2.24)按照国家规定征收散存档案(3.6)、散失档案(3.7)和其他有关文献的活动。

3.2 寄存deposit

档案(2.1)所有者在保持其法定所有权的情况下，将档案(2.1)存放在档案馆(2.24)的行为。

3.3 捐赠donation

档案(2.1)所有者将档案(2.1)无偿赠送给档案馆(2.24)的行为。

3.4 交换exchange

国家（地区）之间、档案(2.1)部门之间、档案(2.1)部门与其他部门之间按照法规或协定互换档案

(2.1)和其他文献的活动。

3.5 馆藏holdings

档案馆(2.24)收藏的档案(2.1)及其他藏品的总和。

3.6 散存档案estray

未保存在法定保管处所的档案(2.1)。

3.7 散失档案removed archives

从原形成国家（地区）散失到国外的档案(2.1)。

4 档案鉴定

4.1 鉴定appraisal

判定档案(2.1)真伪和价值的过程。

4.2 保管期限retention period

对档案(2.1)划定的存留年限。

4.3 保管期限表records retention schedule

规定档案(2.1)保管期限(4.2)的文件(2.12)。

4.4 销毁destruction

经过鉴定对失去价值的档案(2.1)作毁灭性处置的过程。

4.5 销毁清册destruction list

登录被销毁(4.4)档案(2.1)题名、数量等内容并由责任人签署的文件(2.12)。

5 档案整理

5.1 整理archival arrangement

按照一定原则对档案(2.1)实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目(6.2)，使之有序化的过程。

5.2 来源原则principle of provenance

把同一机构、组织或个人形成的档案(2.1)作为一个整体加以管理的原则。

5.3 档案实体分类physical archives classification

根据档案(2.1)的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案(2.1)实体进行的分类。

5.4 立档单位fonds constituting unit

构成档案(2.1)全宗(5.5)的国家机构、社会组织或个人。

5.5 全宗fonds

一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案(2.1)整体。

5.6 联合全宗combined fonds

由两个或两个以上立档单位(5.4)形成的互有联系不易区分全宗(5.5)而作为一个全宗(5.5)对待的档案

(2.1)整体。

5.7 汇集全宗collected fonds

由若干个文件(2.12)数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗(5.5)组成的作为一个全宗对待的档案整体。

5.8 全宗群fonds complex

由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗(5.5)组成的群体.

5.9 案卷file

由互有联系的若干文件(2.12)组合成的档案(2.1)保管(8.1)单位。

5.10 立卷filing

将若干文件(2.12)按形成规律和有机联系组成案卷(5.9)的过程。

5.11 卷内备考表file note

卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件(2.12)之后。

5.12 档号archival code

以字符形式赋予档案(2.1)实体的用以固定和反映档案(2.1)排列顺序的一组代码。

6 档案检索

6.1 检索retrieval

存储和查找档案(2.1)信息的过程。

6.2 编目cataloguing ;description

按照一定的规则进行档案(2.1)著录(6.5)并将条目组织成目录(6.11)的过程。

6.3 档案信息分类archival information classification

以国家机构、社会组织的职能分工为基础，结合档案(2.1)内容所记述和反映事物的属性关系对档案

(2.1)信息进行的分类。

6.4 条目entry

反映文件(2.12)或案卷(5.9)内容与形式特征的著录(6.5)项目的组合。

6.5 著录description

对档案(2.1)内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

6.6 标引indexing

对档案(2.1)内容进行主题分析，赋予检索(6.1)标识的过程。

6.6.1 分类标引classified indexing

对档案(2.1)内容进行主题分析，赋予分类号标识的过程。

6.6.2 主题标引subject indexing

对档案(2.1)内容进行主题分析，赋予主题词(6.8)标识的过程。

6.6.3 受控标引 controlled indexing

依据主题词表等控制工具进行的标引(6.6)。

6.6.4 自由标引free indexing

不用主题词表等控制工具而直接使用关键词(6.7)等自然语言进行的标引(6.6)。

6.7 关键词keyword

在标引(6.6)和检索(6.1)过程中，取自文件(2.12)、案卷(5.9)题名或正文用以表达文献主题并具有

检索(6.1)意义的非规范化的词或词组。

6.8 主题词descriptor

在标引(6.6)和检索(6.1)中用以表达文献主题的规范化的词或词组。

6.9 档案主题词表archives thesaurus 由表达档案(2.1)内容主题的自然语言中优选出的语义相关、族

性相关的科学术语所组成的规范化词典。在档案(2.1)标引(6.6)与检索(6.1)过程中，它是用以将档案

(2.1)、标引(6.6)人员及用户的自然语言转换为统一的主题词(6.8)检索(6.1)语言的一种术语控制工具。

6.10 检索工具finding aid

用于存储、查找和报道档案(2.1)信息的系统化文字描述工具，是目录(6.11)、索引(6.12)、指南等的统称。

6.11 目录catalogue

由揭示档案特征(2.1)的条目(6.4)汇集而成并按照一定次序编排的档案(2.1)检索工具(6.10)。

6.11.1 案卷目录folder list;file list

以全宗(5.5)为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。

6.11.2 卷内文件目录innerfile item list

登录卷内文件(2.12)题名和其他特征并固定文件(2.12)排列次序的表格，排列在卷内文件(2.12)之前。

6.11.3 案卷文件目录file-item list

全引目录 file-item list

以全宗(5.5)为单位将案卷目录(6.11.1)与卷内文件目录(6.11.2)相

结合按一定次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。

6.11.4 分类目录classified catalogue

依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。

6.11.5 主题目录subject catalogue

依据主题词表按照主题标识以一定次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。

6.11.6 专题目录subject catalogue

按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。

6.12 索引index

指明档案(2.1)或目录(6.11)的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案(2.1)检索工具(6.10)。

6.12.1 文号索引record number index

指明文件(2.12)编号及相应档号(5.12)，以一定次序编排而成的一种档案(2.1)索引(6.12)。

6.12.2 人名索引name index

指明人名及相应档号(5.12)，以一定次序编排而成的一种档案(2.1)索引(6.12)。

6.12.3 地名索引place name index

指明地名及相应档号(5.12)，以一定次序编排而成的一种档案(2.1)索引(6.12)。

6.13 档案馆指南guide to an archives

介绍和报道档案馆(2.24)基本情况、馆藏(3.5)档案(2.1)和有关文献，指导利用者查阅利用的一种档

案(2.1)检索工具(6.10)。

6.14 全宗指南guide to an archival fonds

全宗介绍 introduction to an archival fonds

介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种

档案(2.1)检索工具(6.10)。

6.15 专题指南guide to subject records

专题介绍 introduction to subject records

介绍和报道某一专题档案情况的一种档案(2.1)检索

工具(6.10)。

7 档案利用

7.1 利用access and use

利用者以阅读、复制(8.23)、摘录等方式使用档案(2.1)的活动。

7.2 开放opening

档案馆(2.24)将达到一定期限、无需控制使用的档案(2.1)向社会公开提供利用(7.1)的活动。

7.3 公布publishing

将档案(2.1)或档案(2.1)的特定内容通过某种形式首次公布于众。

7.4 咨询服务reference service

档案馆(2.24)、档案室(2.23)答复询问，指导和帮助利用(7.1)的活动。

7.5 档案证明archival evidence

依据档案(2.1)的记载出具的凭证性文件(2.12)。

7.6 档案展览exhibition

按一定主题展示档案(2.1)的活动。

7.7 阅览室reading room

档案馆(2.24)、档案室(2.23)内供利用者阅览档案(2.1)的专门场所。

7.8 密级security classification

档案(2.1)文件(2.12)保密程度的等级。

7.9 降密downgrade

降低档案(2.1)文件(2.12)的原有保密等级。

7.10 解密declassification

解除已失去保密价值档案(2.1)文件(2.12)的保密限制。

7.11 编纂compilation

按照一定的题目、体例和方法编辑档案(2.1)文献的活动。

7.12 大事记chronicle of events

按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案(2.1)参考资料。

7.13 组织沿革administrative history

系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案(2.1)参考资料。

7.14 基础数字汇集collection of essential data

以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的一种档案(2.1)参考资料。

7.15 专题概要thematic summary

简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的一种档案(2.1)参考资料。

7.16 档案出版物archival publication s

以档案(2.1)、档案工作(2.3)、档案学(2.5)为基本内容的出版物。

8 档案的保管与保护

8.1 保管custody

维护档案(2.1)的完整与安全的活动。

8.2 保护conservation

防止档案(2.1)受损，延缓档案(2.1)退变(8.10)和抢救、修复(8.17)受损档案(2.1)的活动。

8.3 全宗卷fonds descriptive file

由说明全宗(5.5)历史和现状的有关文件(2.12)材料组成的专门案卷(5.9)。

8.4 档案馆建筑archives building

档案馆(2.24)专用的的内设档案库房(8.5)、工作用房和利用(7.1)服务场所的建筑物。

8.5 档案库房archival reposirory

收藏档案(2.1)的专门用房。

8.6 档案装具archives container

用于存放档案(2.1)的器具，包括档案柜、档案架、档案盒等。

8.7 密集架compact shelving

为节省空间而设计的可在轨道上水平移动的活动存储装置。

8.8 载体medium

介质medium

可将信息记录于其上或其中的物质材料。

8.9 耐久性durability

档案(2.1)记录材料在保存和使用情况下保持其原有物理强度和化学稳定性的程度。

8.10 退变deterioration

档案(2.1)记录材料因理化或生物作用而逐步老化变质直至损毁的过程。

8.11 修复restoration

使受损或退变(8.10)档案(2.1)恢复或接近原有特征，或对其进行加固(8.12)的过程。

8.12 加固reinforcement

将某种材料附着在档案(2.1)载体(8.8)上，以提高其强度和耐久性或使字迹得以保护(8.2)的技术。

8.13 修裱mounting

使用粘合剂把选定的纸张修补或托裱在已破损的档案(2.1)上，以恢复或增强其强度和耐久性的技术。

8.14 适宜性原则principle of compatibility

档案(2.1)修复(8.11)工作应遵循的原则之一，即所用修复(8.11)材料必须有最适宜的强度和特性。

8.15 相似性原则principle of similarity

档案(2.1)修复(8.11)工作应遵循的原则之一，即所选用的修复(8.11)材料必须与被修复件具有相类

似的厚度、颜色和结构等。

8.16 可逆性原则principle of reversibility

档案(2.1)修复(8.11)工作应遵循的原则之一，即档案

(2.1)在修复(8.11)处理后，如有必要可通过再处理恢复到处理前的状态。

8.17 加湿humidification

a) 增加档案库房(8.5)内相对湿度的方法。 b) 将过去干燥和易碎文件(2.12)放在蒸气室或有潮湿空气

的容器内，使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。

8.18 去湿dehumidification

降低档案库房(8.5)内相对湿度的方法。

8.19 脱酸deacidification

为去除或降低纸质材料中的酸，用弱碱对其进行处理的技术。

8.20 去污cleaning

清除档案(2.1)上的污垢和灰尘的方法。

8.21 熏蒸fumigation

在密闭环境下，将档案(2.1)置于易挥发物质或有毒化学物质产生的气体中以杀灭害虫和菌类的方法。

8.22 防灾规程disaster plan

为防止或减少灾害对档案(2.1)造成破坏而制定的应对方针和工作程序。

8.23 复制reprography

利用复印、缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成内容与档案(2.1)原件相同的复制品的技术和方法。

8.24 档案缩微品archival microform

含有档案(2.1)缩微影像的各种载体(8.8)（通常是胶片）的通称。

9 档案统计

9.1 统计statistics

对反映和说明档案(2.1)及档案工作(2.3)现象的数量特征进行搜索、整理(5.1)和分析的活动。

9.2 登记registration

登录档案(2.1)和档案管理(2.4)有关数据的过程。

9.3 统计指标statistical target

反映档案(2.1)和档案工作(2.3)现象的指标名称及其数值。

9.4 统计报表statistical form

由档案行政管理部门(2.22)下达的具有统一制式、用于档案(2.1)数据统计(9.1)的表册。

9.5 统计分析statistical analysis

对统计(9.1)资料进行综合归类、比较研究，以揭示档案(2.1)、档案工作(2.3)内在联系与发展规律的活动。

9.6 全宗卡片fonds card

档案馆(2.24)向档案行政管理部门(2.22)填报的以全宗(5.5)为单位反映馆藏(3.5)全宗(5.5)情况的卡片。

9.7 全宗单fonds management sheet

以全宗(5.5)为单位反映档案馆(2.24)对全宗(5.5)管理状况的登记单。