物料的编码是所有物料在企业的户口，其应用就如同人的身份证号一样，企业生产技术的各个环节（设计部、生产部、采购部、财务部）的业务人员和一线工人每天都在使用它，但是各个环节对物料的理解都是不同的，因而对于物料的表达也不同，而编码要考虑到各个相关部门的需求与具体的业务。
一、物料编码的功能
在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等工作极为频繁，而借着物料编码，各部门能提高效率，各种物料资料传递更迅速、意见沟通也更加容易。物料编码的功能如下：
1. 增强物料资料的正确性
物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料的活动均有物料编码可以查核，因此物料数据更加正确。不会发生一物多名，一名多物或物名错乱的现象。
2. 提高物料管理的工作效率
物料有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，使物料管理简便省事，效率因此提高。
3. 利于电脑的管理
物料管理在物料编码彻底推行之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到物料管理的效果。
4. 降低物料库存、降低成本
物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可减轻资金的积压，降低成本。
5. 防止物料舞弊事件的发生
物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件的发生。
6. 便于物料的领用
库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码，对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。
二、物料编码的原则
1. 唯一性
同一种物料只能对应一个编码，同一编码只能代表一个物料，绝不能出现一个物料多个编码，或一个编码多个物料的情况。对于同种物料，不同供应商提供时，应在编码中能够有所体现，以便区别并对物料进行追溯。
2. 可使用性
编码的长度应在6~20厘米之间，不宜过长，否则不易识别记忆。
3. 规则性
物料编码应当是按照一定的编码原则编制出来的，并配合对描述进行管理规范。
4. 可读性
物料编码不一定要求一看就知道是哪种物料，但应当做到一看到编码就能够识别出该物料是属于哪一类的物料，可以考虑采用前段用分类码，后段用顺序码的方式进行编码。编码的使用者应可以在较短的时间内对编码的方式有大致的了解。
5. 通用性
同一编码原则应能涵盖大多数物料，新增加的品种也能够适应。
6. 可扩展性
编码原则的制定应能考虑企业5-10年内物料的变化趋势，并且要对不同的情况留有一定的余地。例如，贴片物料的封装，现在主要用的是0805，0603，可能以后会逐渐使用0402和0201的，那么在编码原则中应当为这些物料留出余地。
7. 效率性
编码原则不仅要考虑使用者是否可以较容易地解读，方便记忆和识别，还应当考虑是否有助于提高日常操作的效率。
8. 兼容性
本企业的物料编码应当考虑与主要客户、重要供应商的编码的兼容，这要求建立一个物料编码对照表，把客户、主要供应商的编码、本企业编码放在一张表内以便自由查询。
9. 综合性
编码原则也应考虑与产品（物料清单，即BON清单）、生产、采购、货仓运作、物料控制、财务、使用软件系统等相关方面的配合使用问题。例如：在考虑编码时最好全部采用数字，而不要用字母与数字混排，以方便软件系统的使用。
三、物料编码应注意的要点
1. 物料编码使用的各种文字、符号、字母、数字应尽量简单明了，不必编得太复杂，以利于记忆、查询、阅读、抄写等各种工作。
2. 编码时应注意选择的数字或字母要具有延展性。对于复杂的物料，进行大分类后还要进行细分类。
3. 所有的物料都要有对应的物料编码，这样的物料编码才完整。
4. 物料编码应具备单一性，一个物料编码只能代表一项物料，不能一个物料编码代表数项物料，或数个物料编码代表一项物料。
5. 物料编码要统一，分类要具有规律性。不能这次编码按高矮分，下次编码按大小分，这样就容易造成混乱。
6. 要方便物料编码在电脑系统上查询、输入、检索等。
7. 物料编码所采用的文字、符号、字母、数字，必须有足够的数量，以便所组成的物料编码足以代表所有已出现和未出现的物料。
8. 物料编码还应选择容易记忆、有规律的方法，有暗示和联想的作用，使人不必强制性记忆。
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