一些企业里面周例会开得确实挺糟糕，怎么开的都有。有的是流水账式，主持人宣布会议开始，每个人按照既定的顺序，把自己想说的话一下，大家说完了，主持人说：“会议到此结束！”于是各自散去。有的是一言堂式，主持人说：“会议开始，请张总讲话…… ”总经理说了上周的工作，说了工作中的问题，对大家提出了工作要求，讲完了。主持人说，请大家针对张总发言谈自己想法。“没有想法，好，希望大家认真执行，散会！”于是各自散去。有的是聊天式，并没有固定之模式，想说什么的都有，到时间就结束，各自散去。

 

　　怎么开好周例会呢？

 

　　要知道如何开好会，其实记住一个英语单词就够了，PATIO，这个英语单词的中文意思是“庭院”。我们可以想象，开会在庭院里开，就更容易记住。英文是这个单词的每一个首字母代表会议的一个原则。

 

　　一、会议的目的（Purpose）

 

　　会议一定要有目的，而且这个目的应该具体。有没有想过，周例会的目的是什么？

 

　　通过跟进、细化、发现问题，改进，推进月度、年度目标的实现。

 

　　总之，目的应该非常明确，不是为了开会而开会，是为了达成目标解决实际问题。

 

　　二、议程（Agenda）

 

　　会议都有一个议程，例会的议程相对固定，可以提高效率。可以来个三段论：

 

　　（1）上周行动计划目标的完成情况；

 

　　（2）过程中好的方面及存在的问题，需要改进的地方；

 

　　（3）新的行动计划和目标、责任人。

 

　　三、时间（Time）

 

　　时间相对也固定下来，周例会1个小时就可以了，超过1.5个小时的会议一定在浪费时间。如果觉得会议内容太多，1个小时时间不够，怎么办？那就精减会议内容，直到控制在1小时之内。

 

　　四、信息（Information）

 

　　其实就是会议的内容。

 

　　会议内容应强化目标导向性，聚焦在上周的行动计划和目标上和新一周的行动计划上。我能够听到很多人在读自己的流水账，把日常工作都说了出来，这大大地浪费了时间。

 

　　五、结果（Outcomes）

 

　　会议要有结果，并不仅仅指记录员写的会议纪要，而是指会议上制定的行动计划如何落实，目标和评价标准是什么？责任人是谁？资源保障是什么？总之是为了落地。发现问题，为下一步的改进提供基础。

 

　　这五条原则，其中蕴含着PDCA的管理闭环过程，如果都做到了，就会使各项工作不断得到改进和提升。