采购是餐饮业单位根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。在餐馆运作中的“进”、“销”、“存”三大项工作中，采购的进货工作占其首位
二、餐饮采购及其基本流程
1、 由原料使用部门（如厨房等）制订采购计划，报采购部审核，再报财务总监和总经理审批。
2、 按计划或根据营业需要由物品使用部门或仓库提出采购申请，报采购部审核，再报财务总监和总经理审批。
3、 进行采购计划和市场调查，选择好供应商，由采购部与供货单位商洽谈判，签订供货合同或订单。
4、 供货单位按合同规定及时送货。
5、 采购部通知验收部门验收货物。
6、 验收合格后入库。
7、 财务部凭收货凭证付款结帐。
8、 仓库根据使用部门领料要求发货。
以上的8个环节构成了一个完整的采购流程，如果我们更简单地划分，餐饮采购可以分为以下四个环节：采购、验收、仓管、发放。这最基本的四个环节通常称为餐饮采贮管理流程。
三、餐饮采购员的岗位职责
职务：采购员
报告对象：采购部经理
督导联系部门：酒店各部门
餐饮采购员岗位职责：
1、经常到各部门了解物资使用情况及请购物资的规格、型号、数量，避免错购；
2、认真核实各部门的请购计划，根据仓库存货情况，定出实际采购计划，对定型、常用物资按库存规定及时办理。防止物资积压，做好物资使用的周期计划；
3、对各部门所需物资按急先缓后的原则安排采购，积极与供货单位经常取得联系；
4、严格遵守财务制度，购进的一切货物首先办理进仓手续，然后到财务报帐，不拖帐、挂帐；
5、与仓库联系，落实当天的物资的实际到货的品种、规格、数量，把好质量关。然后通知申购部门，及时领出；
6、尽量做到单据（或发票）随货同行，交仓管员验收，如因省外物资不能单据随货同行，应预先根据合同数量通知仓管员做好收货准备；
7、下班前，做好当天工作情况记录和明天工作计划；
餐饮采购员上岗条件：
1、具有中专以上文化程度；
2、具有较强的工作责任感和事业心；
3、原则性强，工作细心，能吃苦耐劳；
四、餐饮采购员工作流程
1、食品采购：
1）由仓管部根据各营业点需要，订出各类正常库存货物的月度使用量，交总经理审批，然后交采购部计划采购，另由仓管部根据食品部门的需要情况，定出各类物资的最高存量和最低存量；
2）为了加强采购工作的计划性和提高工作效率，各类货物基本采取定期补给的方法；
3）大米、面粉（含面粉干制品）、进口餐料、酒类、干货等可每月进货一次；
4）糖、饮料可每15天进货一次；
5）油类、调类品类、箱装冻品可每周进货一次；
6）鲜活类及米面湿制品可不做库存，每天根据饮食部门之订货计划如数采购；
2、食品请购：
1）仓管部的正常库存补充计划，须根据该部制定并经总经理审批同意的月度计划而填写请购单，提前十天交采购部经理审批后交采购员办理；
2）每日进货的鲜活类，由餐饮部主厨于进货前一天的晚上8：00前填好的请购单送交采购部经理审批后交采购员办理（特殊情况或特殊品种可由仓管部作出适当库存）；
3）计划外的急购申请，须由使用部门向仓管部门填制请购单，由中、西厨总厨签字批准后，交采购部及时办理；
4）非采购部人员对客户下达的采购指令，一律无效；
3、采购定价：
1）属于仓管部正常库存的货物采购，采购员须将三家以上报价（人民币）报采购部经理审定后方可办理；
2）干货、海味、糖、油、面及其制品等，每月一期定价方法如上；
4、采购流程
1）采购部根据仓管填制的各类品种、规格、数量的请购单进行购买；
2）食品采购人员落实采购计划后，须将供货客户、供货时间、品种、数量、单价等情况通知仓管部，以便仓管部验收；
3）验收手续按仓管部和管理细则办，仓管部应及时将验收情况通知采购部以便及时处理，保证供应；
5、退、换货：
1）仓管部人员须根据仓管验收细则严格验收进仓物料，如发现规格、数量、质量问题，应拒绝收货；
2）如需退、换货的，由仓管员填写“商品验收报告”经该部经理同意后交采购部办理退货手续，鲜活类货物如发现问题，应尽量在当天内提出，逾期由餐饮部、仓管部负责；
3）所有物料验收合格并办妥进仓手续后，所发生的质量、数量、规格等问题，由仓管部负责处理；
6、提货：
1）品采购原则上须要求货主送货上门；
2）特殊品种或特殊情况，须到市内或车站、码头、机场提货的，均由采购部负责；
7、新货物料样品签定：
1）中、西餐总厨如需要某种新的货物或原料，须书面写明品名及规格、质量要求、使用起止日期，交仓管部批转采购部；
2）采购部接到通知后，安排采购员首先将该项货物或原料之样品、价格呈交总厨鉴定；
3）由中、西厨认可后，交采购人员办理；
8、物资采购：
1）由使用部门根据营业上的需要，提出购买物品的名称、规格、型号、数量，并说明此物品是一次性使用或今后长期使用计划情况；
2）填写请购单，由部门经理签名后呈总经理审批转交采购部办理；
3）定价、退、换货处理方法同食品采购相同。
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