第八章 文件管理
检查核心
良好的文件和记录是质量保证系统的基本要素。实施GMP必须有良好的文件系统。文件系统能够避免信息由口头交流所可能引起的差错，并保证批生产和质量控制全过程的记录具有可追溯性。企业必须有内容正确的书面质量标准、生产处方和指令、规程以及各种记录。
第一节 原 则
第一百五十条 文件是质量保证系统的基本要素。企业必须有内容正确的书面质量标准、生产处方和工艺规程、操作规程以及记录等文件。
1.企业是否制定所生产品种的质量标准、生产处方和工艺规程、操作规程以及相应的记录；
2.是否将这些文件纳人文件管理体系中；
3.所制定的质量标准、生产处方和工艺规程、操作规程以及相应的记录是否符合规范要求。
第一百五十一条 企业应当建立文件管理的操作规程，系统地设计、制定、审核、批准和发放文件。与本规范有关的文件应当经质量管理部门的审核。
1.了解企业的文件管理体系，是否明确文件的管理部门，是否在该部门打职责中体现；
2.企业是否制定有文件的管理规程，内容是否完整，是否将文件的设计、制定、审核、批准和发放的等内容纳入，并有相关的管理规定；
3.是否规定所有与本规范有关的文件需经质量管理部门的审核；
4.现场检查执行情况是否符合规定要求。
第一百五十二条 文件的内容应当与药品生产许可、药品注册等相关要求一致，并有助于追溯每批产品的历史情况。
1.所制定的文件是否与药品生产许可证和相关备案批件的内容一致；
2.所制定的文件是否与药品注册批件及相关法律法规要求一致；
3.所制定的文件是否具有可追溯性。
第一百五十三条 文件的起草、修订、审核、批准、替换或撤销、复制、保管和销毁等应当按照操作规程管理，并有相应的文件分发、撤销、复制、销毁记录。
1.是否制定有起草、修订、审核、批准、替换或撤销、复制、保管和销毁等管理规规程，并应明确起草人或修订人、审核人、批准人及其职责；
2.现场抽查几份文件，看是否按照制定的规程进行；
3.是否建立有文件分发、撤销、复制、销毁记录，并按规定进行登记，能确保现场使用的是最新版本文件，不会出现过期文件；
4.现场抽查几份文件看是否都是最新版本的；
5.文件涉及多个部门时，职责是否明确，任务分配是否清晰；
6.还可以抽杳已失效或作废文件的管理是否符合规定。
第一百五十四条 文件的起草、修订、审核、批准均应当由适当的人员签名并注明日期。
1.查看相关的管理规定，看文件的起草、修订、审核、批准人员是否按规定进行；
2.现场抽查几份文件，查看起草、修订、审核、批准人员的签名、日期是否与文件要求一致。
第一百五十五条 文件应当标明题目、种类、目的以及文件编号和版本号。文字应当确切、清晰、易懂，不能模棱两可。
1.是否制定管理规程，明确文件题目种类、目的以及文件编号和版本号方面的要求；
2.检查各类文件的制定是否符合相关要求；
3.文件的标题是否针对文件内容提出，能清楚地说明文件的性质；
4.各类文件是否有便于识别的文件编号和版本号；
5.文件使用的语言是否确切、清晰、通俗易懂，不模棱两可。
第一百五十六条 文件应当分类存放、条理分明，便于查阅。
查看文件的分类与存放是否满足本条款的要求。
第一百五十七条 原版文件复制时，不得产生任何差错；复制的文件应当清晰可辨。
l.检查在企业从管理上是否可以确保复制文件的可控性，并可以抽查几份文件确认；
2.查看复制的文件是否清晰可辨。
第一百五十八条 文件应当定期审核、修订；文件修订后，应当按照规定管理，防止旧版文件的误用。分发、使用的文件应当为批准的现行文本，已撤销的或旧版文件除留档备查外，不得在工作现场出现。
1.查看相关的管理文件，看文件是否按规定进行审核、修订；
2.现场查看所使用的文件是否为批准的最新的版本；
3.分发记录是否旧版文件均已收回；
4.查看现场是否仍有旧版本文件。
第一百五十九条 与本规范有关的每项活动均应当有记录，以保证产品生产、质量控制和质量保证等活动可以追溯。记录应当留有填写数据的足够空格。记录应当及时填写，内容真实，字迹清晰、易读，不易擦除。
1.查看所制定的文件记录能否保证药品生产、质量控制和质量保证等活动可以追溯；
2.有有所制定的文件是否留有足够的空格填写相应数据；
3.现场抽资查相关记录，看记录的填写内容是否真实，字迹是否清晰、易读，不易擦除。
第一百六十条 应当尽可能采用生产和检验设备自动打印的记录、图谱和曲线图等，并标明产品或样品的名称、批号和记录设备的信息，操作人应当签注姓名和日期。
1.是否制定有采用生产和检验设备自动打印的记录、图谱和曲线图等的管理规程及相关人员的职责；
2.现场查看是否按规定迸行，且所打印的记录、图谱和曲线图等是否注明了相关的信息，以说明记录、图谱和曲线图等真实性，是否有操作人员签名和日期。
第一百六十一条 记录应当保持清洁，不得撕毁和任意涂改。记录填写的任何更改都应当签注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，必要时，应当说明更改的理由。记录如需重新誊写，则原有记录不得销毁，应当作为重新誊写记录的附件保存。
现场抽查记录是否符合本条款的要求。
第一百六十二条 每批药品应当有批记录，包括批生产记录、批包装记录、批检验记录和药品放行审核记录等与本批产品有关的记录。批记录应当由质量管理部门负责管理，至少保存至药品有效期后一年。
质量标准、工艺规程、操作规程、稳定性考察、确认、验证、变更等其他重要文件应当长期保存。
1.是否有关于文件、记录保存的相关管理规定，明确各种记录的保存年限和保存部门；
2.查看实际保存与文件规定是否一致，确认与每批产品的生产和质量相关的记录是否保存于质量管理部门；
3.重要的文作储存部门和时间是否符合文件规定。
第一百六十三条 如使用电子数据处理系统、照相技术或其他可靠方式记录数据资料，应当有所用系统的操作规程；记录的准确性应当经过核对。
使用电子数据处理系统的，只有经授权的人员方可输入或更改数据，更改和删除情况应当有记录；应当使用密码或其他方式来控制系统的登录；关键数据输入后，应当由他人独立进行复核。
用电子方法保存的批记录，应当采用磁带、缩微胶卷、纸质副本或其他方法进行备份，以确保记录的安全，且数据资料在保存期内便于查阅。
1.是否制定有关于电子数据处理系统的管理规程：
1.1 是否明确有电子文档的保存式；
1.2 是否明确电子文档的采集部门和采集人的职责；
I.3是否明确操作权限；
1.4是否规定出现异常情况的处理办法；
1.5 是否保留修改痕迹。
2.是否制定有所采用的电子数据处理系统的操作规程；
3.现场考察是否能按规定要求管理、保存电子文档。
第二节 质量标准
第一百六十四条 物料和成品应当有经批准的现行质量标准；必要时，中间产品或待包装产品也应当有质量标准。
1.质量标准的制定是否符合相关文件管理的规定；
2.是否制定有物料和成品的质量标准；
3.是否制定有中间产品或待包装产品的质量标准。
（一）物料的基本信息：
1.企业统一指定的物料名称和内部使用的物料代码；
2.质量标准的依据；
3.经批准的供应商；
4.印刷包装材料的实样或样稿。
（二）取样、检验方法或相关操作规程编号；
（三）定性和定量的限度要求；
（四）贮存条件和注意事项；
（五）有效期或复验期。
检查企业所制定的物料质量标准是否包含本条款要求的内容。
第一百六十六条 外购或外销的中间产品和待包装产品应当有质量标准；如果中间产品的检验结果用于成品的质量评价，则应当制定与成品质量标准相对应的中间产品质量标准。
1.检查企业是否有外购或外销的中间产品和待包装产品的管理规程；
2.是否制定有相应的质量标准；
3.所制定的中间产品检验标准是否用于成品的质量评价中；
4.对于中间产品的检验结果用于成品的质量评价的中间产品质量标准，是否与成品质量标准要求一致。
第一百六十七条 成品的质量标准应当包括：
（一）产品名称以及产品代码；
（二）对应的产品处方编号（如有）；
（三）产品规格和包装形式；
（四）取样、检验方法或相关操作规程编号；
（五）定性和定量的限度要求；
（六）贮存条件和注意事项；
（七）有效期。
检查企业所制定的成品质量标准是否包含本条款要求。
第三节 工艺规程
第一百六十八条 每种药品的每个生产批量均应当有经企业批准的工艺规程，不同药品规格的每种包装形式均应当有各自的包装操作要求。工艺规程的制定应当以注册批准的工艺为依据。
1.企业是否制定有关于产品工艺规程的相关管理规程；明确起草、修订、审核、批准人员的职责；
2.企业是否按规定制定或修订产品的工艺规程，并经审核、批准后执行；
3.企业所制定的工艺规程是否与注册批准的工艺一致；
4.企业所制定的工艺规程是否对应确定的批量；
5.企业所制定的工艺规程是否是经过验证；
6.所制定的丁艺规程是否包含了不同包装规格形式的要求；
7.所制定的工艺规程是否有可操作性。
第一百六十九条 工艺规程不得任意更改。如需更改，应当按照相关的操作规程修订、审核、批准。
检查工艺规程的制定、修订、审核、批准是否按相关规定迸行。
第一百七十条 制剂的工艺规程的内容至少应当包括：
（一）生产处方：
1.产品名称和产品代码；
2.产品剂型、规格和批量；
3.所用原辅料清单（包括生产过程中使用，但不在成品中出现的物料），阐明每一物料的指定名称、代码和用量；如原辅料的用量需要折算时，还应当说明计算方法。
（二）生产操作要求：
1.对生产场所和所用设备的说明（如操作间的位置和编号、洁净度级别、必要的温湿度要求、设备型号和编号等）；
2.关键设备的准备（如清洗、组装、校准、灭菌等）所采用的方法或相应操作规程编号；
3.详细的生产步骤和工艺参数说明（如物料的核对、预处理、加入物料的顺序、混合时间、温度等）；
4.所有中间控制方法及标准；
5.预期的最终产量限度，必要时，还应当说明中间产品的产量限度，以及物料平衡的计算方法和限度；
6.待包装产品的贮存要求，包括容器、标签及特殊贮存条件；
7.需要说明的注意事项。
（三）包装操作要求：
1.以最终包装容器中产品的数量、重量或体积表示的包装形式；
2.所需全部包装材料的完整清单，包括包装材料的名称、数量、规格、类型以及与质量标准有关的每一包装材料的代码；
3.印刷包装材料的实样或复制品，并标明产品批号、有效期打印位置；
4.需要说明的注意事项，包括对生产区和设备进行的检查，在包装操作开始前，确认包装生产线的清场已经完成等；
5.包装操作步骤的说明，包括重要的辅助性操作和所用设备的注意事项、包装材料使用前的核对；
6.中间控制的详细操作，包括取样方法及标准；
7.待包装产品、印刷包装材料的物料平衡计算方法和限度。
检查企业所制定的工艺规程是否包含本条款要求。
第四节 批生产记录
第一百七十一条 每批产品均应当有相应的批生产记录，可追溯该批产品的生产历史以及与质量有关的情况。
1.企业是否制定有所生产的每个品种和规恪的批生产记录；
2.批生产记录是否能反映出该批的生产和质量情况；
3.批生产记录是否包括了关键生产步骤的描述和记录。
第一百七十二条 批生产记录应当依据现行批准的工艺规程的相关内容制定。记录的设计应当避免填写差错。批生产记录的每一页应当标注产品的名称、规格和批号。
1.批生产记录的制定是否与现行的工艺规程相对应：
1.1批生产记录填写的内容是否是按现行的工艺规程及岗位操作规程的规定进行的；
1.2批生产记录主要填写操作过程和参数（如数量、过程参数、时间等） ；
1.3批生产记录的每一页是否至少标注有产品的名称、规格和批号。
2.批生产记录的制定是否能避免填写差错。
第一百七十三条 原版空白的批生产记录应当经生产管理负责人和质量管理负责人审核和批准。批生产记录的复制和发放均应当按照操作规程进行控制并有记录，每批产品的生产只能发放一份原版空白批生产记录的复制件。
1 是否制定有批生产记录录的管理规程：
1.1是否明确原版空白记录的审核人和批准人为生产管理负责人和质量管理负责人；
1.2是否明确有批生产记录的复制和发放的管理规定；
1.3是否明确发放部门及复制和发放人的职责；
1.4是否制定有复制和发放记录；
1.5是否规定原版空白批生产记录的保存要求和保存方法。
2.检查每批产品的批生产记录是否只发放了一份复制件。
第一百七十四条 在生产过程中，进行每项操作时应当及时记录，操作结束后，应当由生产操作人员确认并签注姓名和日期。
1.检查批生产记录的填写是否及时，包括生产中出现偏差的记录填写；
2.检查批生产记录填写是否经生产操作人员签名确认，并注明日期。
第一百七十五条 批生产记录的内容应当包括：
（一）产品名称、规格、批号；
（二）生产以及中间工序开始、结束的日期和时间；
（三）每一生产工序的负责人签名；
（四）生产步骤操作人员的签名；必要时，还应当有操作（如称量）复核人员的签名；
（五）每一原辅料的批号以及实际称量的数量（包括投入的回收或返工处理产品的批号及数量）；
（六）相关生产操作或活动、工艺参数及控制范围，以及所用主要生产设备的编号；
（七）中间控制结果的记录以及操作人员的签名；
（八）不同生产工序所得产量及必要时的物料平衡计算；
（九）对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经签字批准。
企业所制定的批生产记录是否包含本条款要求。
第五节 批包装记录
第一百七十六条 每批产品或每批中部分产品的包装，都应当有批包装记录，以便追溯该批产品包装操作以及与质量有关的情况。
1.企业是否制定有所生产的每个品种和规格的批包装记录；
2.批包装记录是否能反映出该批的包装和质量情况。
第一百七十七条 批包装记录应当依据工艺规程中与包装相关的内容制定。记录的设计应当注意避免填写差错。批包装记录的每一页均应当标注所包装产品的名称、规格、包装形式和批号。
1.批包装记录的制定是否与现行的工艺规程相对应：
1.1批包装记录填写的内容是否是按现行的工艺规程及岗位操作规程的规定进行的；
1.2批包装记录主要填写操作过程和参数（如数量、规格、时间等）；
1.3.批包装记录的每一页是否都至少标注有产品的名称、规格、包装形式和批号。
2.批包装记录的设计是否能避免填写差错。
第一百七十八条 批包装记录应当有待包装产品的批号、数量以及成品的批号和计划数量。原版空白的批包装记录的审核、批准、复制和发放的要求与原版空白的批生产记录相同。
1.是否制定有批包装记录的管理规程：
l.l是否明确原版空白批包装记录的审核人和批准人；
1.2是否明确有原版空白批包装记录的复制和发放的管理规定；
1.3是否明确发发部门及复制和发放人的职责；
1.4是否制定有复制和发放记录；
1.5是否规定原版空白批包装记录的保存要求和保存方法。
2.检查每批产品的批包装记录是否只发放了一份复制件。
第一百七十九条 在包装过程中，进行每项操作时应当及时记录，操作结束后，应当由包装操作人员确认并签注姓名和日期。
1.检查批包装记录的填写是否及时；
2.检查批包装记录填写是否经包装操作人员签名确认，并注明日期。
第一百八十条 批包装记录的内容包括：
（一）产品名称、规格、包装形式、批号、生产日期和有效期；
（二）包装操作日期和时间；
（三）包装操作负责人签名；
（四）包装工序的操作人员签名；
（五）每一包装材料的名称、批号和实际使用的数量；
（六）根据工艺规程所进行的检查记录，包括中间控制结果；
（七）包装操作的详细情况，包括所用设备及包装生产线的编号；
（八）所用印刷包装材料的实样，并印有批号、有效期及其他打印内容；不易随批包装记录归档的印刷包装材料可采用印有上述内容的复制品；
（九）对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经签字批准；
（十）所有印刷包装材料和待包装产品的名称、代码，以及发放、使用、销毁或退库的数量、实际产量以及物料平衡检查。
企业所制定的批包装记录是否包含本条款要求。
第六节 操作规程和记录
第一百八十一条 操作规程的内容应当包括：题目、编号、版本号、颁发部门、生效日期、分发部门以及制定人、审核人、批准人的签名并注明日期，标题、正文及变更历史。
企业所编制的操作规程是否包含上述要求的内容，并与企业文件管理规程要求一致。
第一百八十二条 厂房、设备、物料、文件和记录应当有编号（或代码），并制定编制编号（或代码）的操作规程，确保编号（或代码）的唯一性。
1.是否制定有关编号（或代码）的操作规程，能确保所编制的编号（或代码）是唯一的；
2.检查企业编制的厂房、设备、物料、文件和记录的编号（或代码）是否唯一；
3.是否规定负责编制编号（或代码）的部门或人员及相应的职责。
第一百八十三条 下述活动也应当有相应的操作规程，其过程和结果应当有记录：
（一）确认和验证；
（二）设备的装配和校准；
（三）厂房和设备的维护、清洁和消毒；
（四）培训、更衣及卫生等与人员相关的事宜；
（五）环境监测；
（六）虫害控制；
（七）变更控制；
（八）偏差处理；
（九）投诉；
（十）药品召回；
（十一）退货。
检查企业所制定的本条款相应的操作规程的执行，均有相应的记录。 
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