记录控制程序

1.目的

对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、过程和体系符合要求及体系运行的证据。

2.范围

适用于为证明产品、过程和体系符合要求和质量管理体系有效运行的记录。

3.术语

本程序采用GB/T 19000标准中规定的术语和定义。

4.职责

4.1办公室为监督、管理各部门的记录控制情况的主管部门。

4.2各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的记录。

4.3各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式。

5.程序

5.1各部门资料员负责收集、整理、保存本部门的记录。

5.2记录的标识、编号

记录的标识编号按《文件控制程序》执行。

5.3记录的填写

5.3.1记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。

5.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据，不能采取涂抹的方式，而应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，并签上更改人的姓名及日期。

5.4记录的保存、保护

5.4.1各部门的资料员必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风，干燥的地方，所有的记录应保持清洁，字迹清晰，各部门按规定的期限保存记录。

5.4.2办公室编制《记录清单》（附备案的原始记录样本），将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期等内容，交管理者代表审批。各部门应将本部门使用的记录列入部门《记录清单》，并汇总本部门的记录原始样本。

5.5记录发放、借阅和复制

a)各部门向办公室领用所需记录空白表，应填写《文件发放、回收记录》；

b)各部门保管的记录应便于检查，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由记录管理人登记备案。

5.6记录的销毁处理

对超过保存期的质量记录，或因其他特殊情况需要销毁时，由档案主管填写《文件销毁记录》交办公室确认，报管理者代表审批后由授权人执行销毁。

5.7记录格式

5.7.1各部门的记录格式，由各部门负责人组织编制并审批，交办公室备案。

5.7.2各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。

6.相关文件

6.1《文件控制程序》

7.记录

7.1《记录清单》

7.2《文件发放、回收记录》

7.3《文件借阅、复制记录》

7.4《文件销毁记录》