实验室管理体系系列探讨之一 ----管理体系建立的一般步骤

　　引言：一个要良性发展的实验室，要完成社会效益、经济效益、个人成长三者的有机统一。必须要做到目标一致，思想一致，行动一致。那必须要给员工一个明确的经营方针和目标。告诉大家我们的实验室建立的初衷。只有这样，实验室在面临社会效益、经济效益、个人成长三者不统一时，才能做好取舍。

 

　　那实验室建立的初衷是什么呢？或者说实验室的主要作用是什么呢？从实验室的经营类型上讲分为两种，对社会出具具有证明作用的数据的实验室和不对社会出具具有证明作用的实验室。通俗讲，前者是独立自主地活着。后者需要母体组织支持。

 

　　实验室为实现经营方针和目标，履行承诺，必须建立并有效实施管理体系，最终达到本组织的目的。实验室的各项管理，均通过管理体系的运行来实现，因此建立管理体系使体系有效运行，在运行中不断改进和完善，是实验室管理工作的主要任务。

 

　　一、建立实验室管理体系的一般过程

 

　　（1）领导认识阶段

 

　　（2）全员宣传培训

 

　　（3）确定质量方针和质量目标

 

　　（4）分析现状，确定过程和要素

 

　　（5）确定机构、分配职责、配备资源

 

　　（6）管理体系文件化

 

　　（7）管理体系试运行

 

　　（8）内审和管理评审

 

　　（9）体系的持续改进

 

　　二、建立管理体系≠建立管理体系文件

 

　　一说到建立体系，很多人的第一反应就是建立一系列的文件。上面我们可以看到，管理体系文件化是实验室管理体系建立的重要组成部分，是管理体系建立的重要成果体现，但是体系文件化不是建立体系的全部工作。

 

　　对于第一次实现管理体系文件化的实验室，可以参考已有实验室的相关文件，也可以根据实验室的实际情况自己建立。

 

　　管理体系文件主要由质量（管理）手册、程序文件、作业文件和质量记录等其他文件构成。其中，质量手册是实验室根据评审准则规定的质量方针、质量目标，描述与之相适应管理体系的基本文件，提出了对过程和活动的管理要求；程序文件是针对质量手册所提出的管理与控制要求，为完成管理体系中所有主要活动提供方法和知道，分配具体的职责和权限，包括管理、执行、验证活动；作业文件是表达管理体系有效运行，而设计的一些实用的表格和给出活动结果的报告，作为管理体系运行的证据。文件层次从上到下越来越具体详细，从下到上每一层都是上面一层的支持文件，上下层文件要相互衔接、前后呼应，内容要求一致，不能有矛盾。

 

　　推荐体系建立之初最好按照一定的认证要求框架编制体系文件，就算暂时不申请相关资质，也要先按要求建立起来，因为只有这样，我们才能最大限度的规范我们的检测活动，同时为后期提高和改进寻找依据。

 

 

　　今天要跟大家讨论一下实验室质量管理体系建立的第一个环节：领导认识阶段。

 

　　都说好的开始，成功的一半，那实验室建立体系，领导在其中起着非常大的作用。体系的建立从一定意义上讲是一个“一把手工程”。一把手决定着实验室人、财、物的配备；决定着实验室的经营方针和目标；决定着体系文件是否建立，以及建立后要不要执行。

 

　　那领导对实验室建立体系的认识都会有哪些情况呢？

 

　　第一种情况，领导对体系建立非常不重视，认为就是应付检查用。这种认识，有可能会导致我们的管理体系不会建立或者建立后不会执行，每逢检查应付了事。实验室规模小、检测参数简单、检测人员稳定还好，否则实验室的检测能力容易出现波动。

 

　　第二种情况，领导对体系建立不重视，认为那是质量负责人的活，与他无关。这种认识，有可能会出现体系建立只是在文件上建立了，与管理体系相配套的人、财、物无法配套到位，质量负责人只能做个资料起草和文件管理员的工作，无法行驶质量保证的职责。一遇检查，检测人员往往要突击补记录，导致人力物力的浪费。

 

　　第三种情况，领导对体系建立重视，但是认为体系的建立会影响其日常的管理，削弱了他的个人权威。这种认识，有可能会出现体系文件可操作性差，必须依靠领导的具体解释才能执行。特别是遇到突发的情况，领导不在岗，会导致上下游配合不顺畅，工作效率降低。长时间这样，也有可能导致同样的工作，每次执行的方式方法不固定，容易出现检测质量隐患。

 

　　第四种情况，领导对体系建立非常重视，认为体系会大大的规范实验室的管理，同时提高实验室的运行效率，但是，建立的过程就是一个把其他家的文件照搬过来，略作修改，就能够迅速建立自己的实验室管理体系。这种认识，有可能会出现体系建立后，规定的内容与实际情况不配套，实验室各个岗位无法有效执行体系的要求，造成工作混乱，降低了工作效率。

 

　　第五种情况，领导对体系建立高度重视，认为体系的建立会提高实验室的管理水平，但是实验室体系的建立是一个比较困难的事情，需要花费比较长的时间，需要安排专门的团队来推进这项工作。这种认识，实验室会根据本实验室的自身情况，建立一套适合自己的管理体系，但同时，由于对管理体系的认识不足或者经验不足，建立体系或者建立后调整体系的时间会延长。

 

　　第六种情况，领导对体系建立高度重视，认为体系的建立会提高实验室的管理水平，同时会促进检测技术的提高，稳定检测团队，形成一个良性的循环。同时，打造适合自己发展阶段的体系是一个花费时间较多的过程，除安排专门的团队推进这项工作，还需要独立的咨询机构帮助建立体系。这种情况，体系的建立会比较顺利，实验室能够比较快的进入快速发展期。