不合格报告怎么开？这九个问题需要注意！

王中泰

不合格报告怎么开？这九个问题需要注意！

写在前面

不合格及其控制程序不仅适用于雷竞技百科 管理体系，而且适用于环境、职业健康 安全等管理体系。所以，在ISO9001标准中，它是必须形成文件的程序，对其他管理体系具有较强的兼容性和通用性。因此，笔者归纳了审核员开具不合格报告存在的九个问题并提出一些看法。

1、开具不合格报告不宜过浅

在审核中，不能遇到不符合都开具不合格报告，特别是那些显而易见和易于解决的问题。对于一些口头提出马上就可以完整改的，如雷竞技百科 记录有几页缺少了负责人的签字，就不一定开具不合格报告。如果不合格报告开得过浅，就可能使审核的书面报告失去严肃性，流于形式，甚至产生负面影响。

2、 开具不合格报告不宜过滥

如果不合格报告开得过滥，会使受审核方产生“虱子多了不咬人”的感觉，从而在整体上降低对纠正措施的重视程度。便如，某企业的内审共开具了36份不合格报告，而其中有8份都是记录漏签字。其实，这8份不合格报告可以“合并同类项”后，开成一张。当发现不合格较多时，可开可不开的以不开为这宜，而以口头报告的形式，充分与受审核方交换意见。要抓住主要的、典型的、要害的问题，以及具有方向性和迫切需要改进的问题开具不合格报告。

3、 不合格报告不宜作为奖惩的依据

审核中经常遇到这样的尴尬事：组织的领导者有言在先，将依据审核员开具的不合格对责任者进行处罚，包括扣分、扣款、点名批评等。这是传统管理模式的习惯做法，似乎奖罚分明，但也是对审核抽样风险性的挑战，从另一个侧面体现了不公正。面对这种情况，审核员不宜直接干预，但可以在与领导交换意见时希望其借鉴西方的管理理念，改进传统的管理模式。

西方的管理理念是：出了问题先分析原因，然后采取纠正措施。我们的传统管理模式是：出了问题先找到责任人，然后施以处罚。而责任人往往没有找到问题产生的原因，类似问题以后还可能发生。

4、局部小系统的问题宜开具不合格报告

对于受审核方系统的失误和整个过程的失控，应开具严重不合格报告。但是，对于局部小系统的问题，也要开具不合格。例如，在某机械加工车间的不合格品报告中，钻床工序占7件，不是合格品总数的三分之一。对于这种局部小系统的问题，如果受审核方没有分析原因并采取纠正措施，须开具不合格报告，促使其抓主要矛盾，实施作业层面的持续改进。

5、 抓住改进方向性的关键问题开具不合格报告

开具不合格报告，一定要抓住方向性的关键问题，如相关法律法规没有纳入有效文件目录进行控制，特殊过程的设备、人员、过程参数没有得到有效控制，没有做好对顾客满意的监视和测量，内审和管理评审不符合要求，对将要出现和已经发生的问题没有采取预防或纠正措施等。

这些事关雷竞技百科 管理体系是否运行和持续改进的关键的带有方向性的问题，是审核员开具不合格报告的关注点。把握住这些关注点，就可以从方向上提高受审核方雷竞技百科 体系的有效性，促进其持续改进，合体系的运行登上一个新的台阶。

6、 不宜开具治标不治本的不合格报告

有些组织的文件可行性差，如果因为不符合这样的文件的规定就开具不合格 报告，可能只是治标未治本。例如，某公共汽车站规定，其侯车大厅夏季的温度不得超过24℃。如果夏季当地气温达到40℃，侯车大厅肯定超过24℃。产生这种问题的原因就是文件的可行性差，审核员可采取口头报告的方式，提请受审核方修改文件，从根本上解决问题。

7、 慎重开具“资源不适”的不合格报告

如果在审核中遇到受审核方的机构设置、人员安排、设备更新、行政管理、资金投入等敏感问题，要具体问题具体分析，因为机构设置是企业的自主权，人员安排是改革的需求，设备更新和资金投入是深层次的复杂问题，不是审核员提出就能解决的。只要受审核方采取其他途径和方式保证资源，能满足标准要求就可以了。对于这些难以解决的问题，要采取慎重的态度。

8、 关闭不合格报告时应由此及彼

无论是内审还是外审，审核员在开具不合格报告时一般是比较认真的，不但描述了可以追溯的不合格事实，而且确认了受审核方的纠正措施计划。但在验证纠正措施的有效性时，往往就事论事，没有做到由此及彼，以扩大纠正措施的效果，使纠正措施的有效性打了折扣。

例如，针对外审发现的不合格而采取的纠正措施的效果和证据，受审核方应进行验证，同时要由此及彼，对自查发现的同类不合格也要采取纠正措施，并验证其效果和证据后，方可提交审核员验证。审核员进行验证时，更要由此及彼。

如某造船厂船体分段大合拢焊接工序是一个特殊过程。审核员发现受审核方没有记录焊接电流过程参数，开具了不合格报告。在对其进行关闭时，还应验证受审核方对同类特殊过程（如球鼻艏合拢）焊接电流过程参数是否进行记录，从而消除失控环节，防止类似问题在同一特殊过程重复发生，使纠正措施的有效性得到充分保证。

9 .对特定不合格的验证，待全系统的过程都关闭

不合格后，方可完全关闭

对特定不合格的验证，不仅应由此及彼地验证其本身，还须验证本系统包括的全部过程，待同类不合格都关闭后，方可将其完全关闭。例如，某组织对油漆的特殊过程未确认，被审核员判为不合格。还需要验证这个系统的全部过程。如果这个系统包括油漆、焊接和热处理三个特殊过程，那么，只有在受审核方提供了油漆、焊接和热处理全部过程的确认证据之后，方向将其完全关闭。否则，必须继续采取纠正措施。

lancy4420

感谢分享经验，学习了！

henry319

不错，很好

王中泰

henry319 发表于 2023-9-19 09:24
不错，很好

谢谢您的关注！